Подбор площадки для делового форума
Один из главных этапов при организации мероприятия – подбор площадки. Конференц-зал, ресторан, кофе, офис, студия, выставочный комплекс – оптимальное помещение подбирается исходя из формата.
Варианты корпоративных мероприятий:
- Научный форум. Посвящен открытиям, технологиям или исследованиям. Гости высказывают разные точки зрения по конкретному вопросу, пытаются прийти к общему мнению. Помещение включает в себя место для выступления докладчика и зрительный зал.
- Деловой форум. Дискуссии на различные бизнес-темы, выстраивание деловых отношений. Пространство оборудуется аналогично научному формату, возможно сделать рассадку по принципу круглого стола. Если предполагается фуршетная часть – необходимо отдельное помещение или свободное пространство по периметру в основном зале.
- Корпоративный форум. Закрытое мероприятие для сотрудников одной компании иногда с элементами тимбилдинга. Используются небольшие конференц-залы или переговорные комнаты.
- Общественный форум. Дискуссии на общественные темы: экология, экономические, политические и социальные вопросы, волнующие общество. Такие мероприятия широко освещаются в СМИ, поэтому при выборе следует выделять место для журналистов с их оборудованием.
- Образовательный форум. Предполагает дискуссионную часть и выступление докладчиков. При подборе помещения учитывается тот факт, что в данном случае часто происходят активности, демонстрация образовательных методов обучения, следует предусмотреть разные зоны для интерактивов.
- Онлайн форум. Виртуальное деловое общение, которое позволяет пригласить спикеров из разных концов земли и соединить удаленных сотрудников. Отдельное помещение требуется в качестве студии с хорошим светом, экраном, несколькими. Здесь работает ведущий, звукорежиссер, видеооператоры.
В любом случае площадка подбирается исходя из целей и формата проекта. Главное – комфорт участников и продуктивность процесса. Чтобы не получилось ситуации, когда гости сидят в душном здании и уже спустя полчаса мечтают лишь о глотке свежего воздуха. Участникам будет некомфортно сидеть и в огромном ангаре, чувствуя себя как в зале ожидания аэропорта. Учитывается все, вплоть до количества туалетов, чтобы не создавались очереди. Заказчику предлагается несколько локаций на выбор, при желании проходит выезд на каждый объект в сопровождении нашего представителя.
Как организовать и что учесть при организации форума в Москве
При разработке любого вида форума необходимо проанализировать массу мелочей, чтобы мероприятие достигло поставленных задач. Первым делом совместно с клиентом определяются цели. В зависимости от них разрабатывается программа: длительность, список спикеров и гостей. При необходимости деловой форум делится на смысловые части или тематические потоки. Далее происходит подбор помещения, его оформление в соответствии с требованиями клиента (корпоративный дизайн, брендирование, флористика). Параллельно ведется разработка и изготовление рекламной, полиграфической продукции, корпоративных сувениров.
Отдельное внимание уделяем раздаточным материалам. Детально прорабатываются пресс-релизы, презентации спикеров, программки, различные информационные листы, стенды. Техническое оснащение: установка и настройка светового, звукового оборудования, экранов, проекторов, обеспечение возможности синхронного перевода, телемоста.
Отдельное направление – кейтеринг. Организация кофе-брейка, банкета, фуршета с составлением меню и приглашением опытного обслуживающего персонала. При необходимости включаем культурно-развлекательную часть: выставки, экскурсии, выступление артистов. Мы контролируем логистику и трансфер (автобус, минивены).
По итогам проекта предоставляем заказчику полный отчет и отзывы участников. Если потребуется, возьмем на себя общение со СМИ и размещение публикаций о прошедшем событии.
Чтобы бизнес форум удался, необходимо глубоко проработать механику программы. Места рассадки зрителей, пути перемещения, слепые зоны в зале. Как будут люди выходить со своих мест, происходить смена презентаций, каким образом пройдет фуршет. Именно мелочи становятся причинами больших форс-мажоров. Неработающий микрофон, плохое соединение с удаленным спикером, недостаточная освещенность или слишком яркий свет, отсутствие ручек с блокнотами или сломанный кулер. Подобные моменты способны не просто затянуть программу и сбить весь тайминг, но и поставить под вопрос само проведение форума, что негативно скажется на имидже фирмы. На таких серьезных деловых встречах обязательно присутствует куратор/модератор. Он ведет мероприятие строго по намеченному плану, держит фокус внимания на заявленной теме и строго следит за таймингом. Одна из ключевых вещей, за которой следит модератор – логистика. Многие спикеры, особенно если это первые лица компаний или представители власти, не присутствуют на всем мероприятии, а появляются непосредственно перед своим выступлением. Куратор не только контролирует их приезд, но еще на стадии разработки планирует, как они будут появляться на сцене, не отвлекут ли они внимание на себя, проходя через весь зрительный зал. Опытный организатор при подготовке всегда держит в запасе фамилии других лекторов, которые будут выступать в случае вынужденной замены.
Иногда возникает необходимость деления на тематические потоки. В таком случае арендуется сразу несколько локаций или одно большое пространство разделяется перегородками. Формируются разные зоны, которые работают независимо друг от друга. На каждой присутствует свой спикер, зрители, модератор. При этом гостям ничто не мешает переходить из одной аудитории в другую. Возможно создать онлайн трансляцию мероприятия или гибридную форму, когда спикеры выступают вживую и посредством видеосвязи. Если речь идет о полноценном онлайн формате, тогда заранее готовится виртуальная площадка, тестируется конференц-связь, общий чат и визуальные возможности. Некоторые бизнес форумы растягиваются на 2-3 суток, в этом случае организаторы продумают размещение приглашенных спикеров в отелях.
Сегодня популярность набирают мультиформатные варианты. В одном помещении проходит выступление спикеров, а в другом демонстрация товаров, интересные мастер-классы и другие активности с гостями. Подобное мероприятие требует от организаторов отлаженной синхронности работы и контроля за происходящим. Следует предугадать интересы публики и грамотно запланировать события, чтобы во время важного выступления приглашенного эксперта параллельные площадки были временно не задействованы.
На вечернюю развлекательную часть возможно пригласить известных артистов эстрады, переговоры с ними наши менеджеры возьмут на себя. Выступление танцевальных коллективов, пародистов, стендап комиков станут отличной возможностью заполнить паузу между логическими частями форума, а выступление кавер-группы, световое или лазерное шоу апофеозом завершающей банкетной части.
Дополнительно решается вопрос выделенного количества парковочных мест и обеспечения охраны объекта. Возьмем на себя качественное фото/видео сопровождения, когда после мероприятия остается классный мини-фильм о событии или фоторепортаж, при этом фотограф и видеооператор работают максимально тактично и незаметно.
Классический план проведения делового мероприятия
Организаторы встречают прибывших гостей, сверяют со списками приглашенных, провожают спикеров к местам в зале. Модератор произносит небольшую приветственную речь, знакомит собравшихся с планом дня, логистикой помещения. Далее идет череда выступлений, в перерыве между которыми происходит чайная пауза или фуршет. Обычно деловая беседа проходит в формате «вопрос-ответ» или обмена мнениями. В конце модератор выступает с завершающей речью, благодарит участников и ставит логическую точку.
Некоторые заказчики просят включить в подобные мероприятия элемент тимбилдинга в помещении. В таком случае программа дополняется элементами командообразования: викторинами, тренингами, мастер-классами. Во время подобного тимбилдинга присутствующие совершенствуют навыки совместной работы, принятия решения в условиях дефицита времени, применения нестандартного подхода к решению вопроса.
Проведение корпоративных форумов для компаний в Москве
Агентство «Команданте» предлагает услуги по организации и проведению бизнес форумов разного масштаба и формата. Стоимость зависит от аренды площадки, ее местоположения, количества необходимого оборудования, обслуживающего персонала, банкетной части и дополнительных услуг. Все условия и цены согласовываются с заказчиком на стадии планирования. В дополнение готовы организовать для вас веселый корпоратив или тематическую вечеринку по итогам делового мероприятия.
