Особенности организации деловых мероприятий
Эффективный бизнес завтрак позволяет получить ответы на актуальные вопросы взаимодействия с контрагентами, наладить новые контакты с партнерами, обмениваться ценной информацией, коммуницировать с прессой. Их также используют для доступа к первым лицам компаний/государственных служб и заключения контрактов. Встречи проходят в неформальной обстановке.
Вариантов такого мероприятия несколько:
- Закрытые – слушатели приходят по адресным приглашениям.
- Открытые – принимает участие любой желающий.
Концепция мероприятия также бывает разной, но чаще сводится к двум моделям.
- Первая – за завтраком собираются деловые партнеры и обсуждают насущные профессиональные проблемы.
- Вторая – приглашается спикер, он выдает полезную информацию, после чего идут вопросы по теме.
Задачи и цели мероприятия
У каждого участника на встрече свои интересы. Наша задача – обеспечить все необходимое для создания комфортной и продуктивной атмосферы вашего общения. Для начала определяется время проведения. Обычно продолжительность дискуссии 1-2 часа, проводится утром в интервале с 9 до 12 часов. Выбирается место – такие мероприятия проводятся в офисе, кафе, ресторане, на теплоходе и даже в форме пикника на свежем воздухе.
При большом количестве участников арендуется конференц-зал. Подбирается техническое оснащение: микрофоны, экраны, видеопроекторы, осветительные приборы. Составляется список гостей. Приглашения рассылаются по электронной почте или посредством обзвона. Подбирается полиграфическая и канцелярская продукция: тетради, ручки, блокноты, программки, брошюры. Отдельно разрабатывается меню. Как правило, это чай, кофе, легкие закуски, пирожные. По желанию возможно организовать полноценный банкет, фуршет или тематический выездной кейтеринг. При необходимости площадка оформляется в корпоративном стиле и организуется трансфер гостей. Если предполагается наличие ведущего и обслуживающего персонала, гарантируем их присутствие и профессиональную работу. В качестве дополнительной услуги обеспечиваем ограничение доступа посторонних на завтрак, достаточное количество парковочных мест, фотографа и видеооператора.
Сценарий бизнес-завтрака
Один из главных атрибутов успешной встречи – проработанный сценарий. Классический план мероприятия выглядит так. Организаторы контролируют прибытие участников и регистрируют гостей. Занимает это не более 15 минут, далее прибывших людей следует сверить со списком и проводить на их места. Модератор или инициатор проекта произносит короткую приветственную речь, чтобы погрузить собравшихся в продуктивную атмосферу. В зависимости от формата мероприятия, предоставляется слово спикеру или первому участнику по очереди, перед этим всех приглашенных представляют друг другу, чтобы снять напряженность. Выступление желательно уместить в 30 минут, иначе не хватит времени на дискуссию. После презентации наступает время вопросов. Их возможно подготовить заранее и передать выступающему. В конце завтрака произносится завершающее слово, которое подводит итог и настраивает гостей на продуктивную работу. Если некоторые деловые партнеры не могут физически присутствовать, для них создается онлайн подключение. Эти гости находятся на мероприятии удаленно, при этом получают полезную информацию и участвуют в дискуссии.
Модератор обязан строго следить за таймингом. Гости часто увлекаются беседой или выступающий оратор сильно растягивает свою презентацию, поэтому ведущий всегда сверяет происходящее с разработанным планом и грамотно управляет процессом. Он держит в фокусе тему, делает так, чтобы люди не уходили в сторону и получали максимум пользы от встречи. Некоторые присутствующие довольно стеснительны. Поэтому модератор четко следит, чтобы все получили возможность задать свой вопрос: тактично останавливает тех, кто слишком оттягивает внимание на себя и предоставляет слово остальным. В обязанности организаторов входит также контроль за питанием, чтобы в назначенное время закуски появились на столах, а в определенный момент грязная посуда и остатки еды исчезли, не отвлекали гостей. Часто бывает, что внимание к спикеру настолько сильное, что он не в силах ответить всем. Модератор соберет оставшиеся вопросы, передаст их выступающему, определит порядок дальнейших действий. К примеру, спикер ответит на вопросы письменно, всю информацию участники получат по электронной почте.
Если встреча планируется на теплоходе или открытом воздухе, возьмем на себя договоренности по аренде судна и обустройству площадки, чтобы всем участникам было комфортно. Иногда на мероприятии присутствуют иностранцы. Для преодоления языкового барьера, предоставляем переводчика или обеспечиваем технический синхронный перевод. Многие бизнес-завтраки включают выступления нескольких людей. В таком случае логично сделать небольшой перерыв в середине. Люди пойдут перекусить к фуршетному столу, а организаторы подготовят помещение и раздаточный материал для выступления очередного оратора. Иногда, для разнообразия, в бизнес завтрак добавляют небольшие викторины или мастер-классы, например, по приготовлению блюд. Органично смотрится демонстрационное создание ароматных кофейных напитков опытным бариста.
Проведение эффективных бизнес завтраков под ключ
Агентство «Команданте» гарантирует качественное планирование и проведение бизнес завтраков для партнеров под ключ. Цена услуг зависит от стоимости аренды места проведения, предполагаемого меню, количества гостей, обслуживающего персонала и дополнительных пожеланий клиента.
