Оформление welcome-зоны

Зачем нужна welcome-зона на мероприятии?

Гости приезжают не одновременно, и минуты ожидания часто создают неловкость. Специальная локация с welcome-напитками, легкими закусками и приветливым персоналом выполняет множество функций:

• Помогает расслабиться и плавно войти в атмосферу ивента. Приветственный бокал игристого или чашка кофе, возможность перекинуться парой фраз с коллегами или друзьями в расслабленной обстановке, мягкая музыка – всё это дает время переключиться с дороги на праздник. В результате человек заходит в банкетный зал в правильном настроении, а не с мыслями о пробках и рабочих задачах.
• Погружает в тематику и задает настроение. Через welcome-декор, музыку, освещение и визуальные образы обеспечиваем необходимый эмоциональный фон еще до того, как люди начинают рассаживаться за столами.
• Обеспечивает навигацию и информирует. Прибывающие не должны потеряться и задавать одинаковые вопросы о туалетных комнатах, закутках для перекура, расписании. Устанавливаем пресс-волл со схемой рассадки, программой дня. Используем указатели – все, чтобы любой человек чувствовал себя уверенно.
• Развлекает и позволяет генерировать контент. Фотозона с тематическим реквизитом, артист (шаржист, фокусник, таролог, двойник звезды) или музыкант (скрипач, виолончелист, арфиста, баянист, саксофонист), крафтовые деревянные игры, мини-интервью на камеру – такие активности не только скрашивают ожидание, но и помогают получить яркие фото и видео, которыми гости поделятся в соцсетях.
• Формирует образ компании. Уровень организации велком-зоны говорит о статусе события и компании-организатора. Продуманный дизайн, качественный кейтеринг и обслуживание фуршета демонстрируют уважение к приглашенным с первой секунды.

Что входит в оформление welcome-зоны?

Декорирование пространства у входа, где гости оказываются сразу после гардероба, – комплексная задача, которая включает несколько обязательных элементов:

• брендированную стойку регистрации с администраторами
• зону ожидания с мягкой мебелью, пуфами или баром, где собравшиеся комфортно проводят время до начала основной программы
• фуршетный стол с напитками и легкими закусками (вода, сок, кофе, канапе, мини‑десерты)
• локацию для фотосессии или арт‑объект для памятных снимков
• информационные материалы: схема рассадки, программа вечера, таблички и указатели
• элементы для необходимой атмосферы: освещение, музыка, зелень, флористика или тематические украшения.

Разрабатываем проект велком‑зоны, изготавливаем и монтируем все конструкции, обеспечиваем персонал и полное техническое сопровождение.

Важен не только дизайн, но и правильный выбор места для зоны приветствия. Рекомендуем оборудовать ее:

• у входа, чтобы гости попадали туда с порога
• в холле, если банкетный зал пока не готов
• во дворе, рядом с шатром, беседкой для летних ивентов.

Стремимся к тому, чтобы зона:

• сразу привлекала внимание
• не мешала передвигаться, проходить к гардеробу, туалетам
• была достаточно просторной для работы артистов, монтажа декораций, расстановки столов для фуршета
• была с доступом к электричеству для подключения осветительных приборов, проекторов, аудиооборудования
• имела укрытие на случай непогоды (павильон или тент).

Идеальный вариант – отвести под зону ожидания отдельное помещение или пространство, где легко перемещаться, не мешая персоналу и артистам.

Примеры welcome-зон для разных типов мероприятий

Конфигурация напрямую зависит от формата ивента.

• Деловая конференция или бизнес-форум. Зона ресепшен решает прежде всего функциональные задачи: организовать быструю регистрацию, выдать бейджи и раздаточные материалы, сориентировать участников. Декорирование лаконичное и строгое: стойка ресепшен с брендингом, информационные стенды с расписанием и картой локации, удобная навигация. Для нетворкинга организуем кафе со столиками и несколькими точками выдачи, чтобы избежать очередей. Бариста прямо на месте готовит капучино и американо. Дополнительно монтируем LED-экран с приветственным словом и презентацией спикеров. Устанавливаем баннер с логотипом для коллективных и индивидуальных снимков.
• Корпоративный банкет или юбилей компании. Здесь приветственная зона превращается в часть шоу-программы. Задача – погрузить коллег в атмосферу праздника с первой секунды. Привозим арки с цветами, тематические декорации с реквизитом для фотосессий. Приглашаем музыкантов, мимов, ходулистов и аниматоров в соответствующих образах. Сервируем фуршетный стол изысканными канапе и авторскими коктейлями. При желании клиента добавляем интерактив: живую статую, иллюзиониста или художника-портретиста.
• Выездной корпоратив на природе. Для мероприятия в формате пикника или спортивного тимбилдинга организуем место для встречи участников прямо под открытым небом. Ставим шатер или беседку. Фуршет стилизуем под кемпинг, вместо кресел используем пуфы. Обязательно учитываем погодные условия. Предусматриваем навесы от солнца и дождя, заказываем достаточное количество теплых пледов на случай похолодания.
• Вечеринка в лофте. Для активной молодежной аудитории необходим вау-эффект и контент для соцсетей. Создаем интерактивную зону: граффити-стена для фото, диджей-пульт у входа с легким сетом, неоновая арка или гирлянды. Дополняем крафтовыми играми и кольцевой лампой для фотоснимков.
• Тимбилдинг или квест. Здесь велком-пространство служит для погружения в атмосферу ивента. Стилизуем обстановку в соответствии со сценарием. Вывешиваем карту локаций и инструкции по этапам. Выдаем коллегам бейджи с амплуа. Уже на входе они получают необходимый инвентарь и краткий брифинг от ведущего. Обеспечиваем навигацию к разным игровым точкам, чтобы поток участников распределялся равномерно. Если ивент организуется на улице, предусматриваем крытый шатер с обогревом на случай непогоды и место для хранения личных вещей.
• Свадебное торжество. Оформляем вход в единой стилистике с использованием арки из роз, ромашек, воздушных шариков, баннера с именами молодоженов, указателей к месту регистрации и по банкетному залу. Участников торжества встречают координаторы. Они помогают найти места и вручают небольшие презенты (бонбоньерки, лепестки роз для осыпания, свечи). Рядом размещаем зону ожидания с прохладительными напитками (лимонад, минеральная вода, шампанское). Оформляем фотозону: деревянный хештег, ковровая дорожка, ростовые буквы LOVE, зеркальная рама или винтажный диван. Приглашаем струнный квартет или духовой оркестр, чтобы сразу погрузить аудиторию в романтичную атмосферу. Для интерактива ставим гостевую книгу с полароидной камерой, где каждый гость сделает снимок и оставит пожелание. Если свадьба тематическая (стиляги, бохо, Прованс), придерживаемся выбранного стиля: от костюмов персонала до украшений стола.

Идеи оформления welcome-зоны для wow-эффекта

Декор подбираем в соответствии с тематикой мероприятия. Стремимся выдержать единый стиль: от welcome-стойки до фуршетного стола. Предлагаем несколько актуальных идей, которые гарантируют вау-эффект.

«Волшебная сказка»

Оформляем входную группу как дверь в волшебную сказку. Устанавливаем многоярусную арку или панно из цветов. С помощью приглушенного освещения и дым-машины добавляем таинственности, а зеркальные панели дают эффект глубины. Подбираем мебель, посуду и реквизит в стиле конкретной сказки. Организуем место для фотосессии с магическими атрибутами: старинными книгами, хрустальными шарами, светящимися грибами. Приглашенных приветствуют артисты в костюмах фей, эльфов или героев сказок.

«Космос»

Подходит для тимбилдинга «Интерстеллар» или вечеринки на тему космоса. Монтируем проекцию звездного неба на потолок и светящиеся парящие элементы. На ресепшен выдаем светоотражающие браслеты с регулировкой оттенка. Добавляем световые инсталляции в виде планет. Включаем музыкальное и звуковое сопровождение с приглашением в космическое путешествие. Пространство для съемок дополняем тематическим реквизитом. В зале работают аниматоры в образах героев фантастических фильмов.

«Зазеркалье»

Используем зеркала и зеркальные панели разных форм и размеров, расставляя их в определенной последовательности, чтобы получить иллюзию лабиринта. Монтируем LED-подсветку с настройкой нескольких режимов: от холодного свечения до теплых оттенков. В результате велком-зона начинает жить своей жизнью. Каждый шаг отражается, множится и искажается, погружая в иллюзорный мир. Для усиления эффекта работают зеркальные персонажи (люди, звери, фантастические существа) в блестящих нарядах. Они привлекают внимание, вызывают желание снимать фото и видео, становятся ярким украшением вечеринки. Такие персонажи «отражают» присутствующих, танцуют и застывают, превращаясь в арт-объекты.

«Зеленый уголок»

Оформляем растениями разных размеров, расставляя их на этажерках и подставках. Подбираем горшки и кашпо из глины, дерева, ротанга. Всю мебель, посуду и декор делаем из экологичных материалов. Пол выстилаем искусственным газоном. Создаем зеленый туннель или лабиринт из вьющихся растений. Включаем успокаивающую музыку со звуками природы: пением птиц, шумом дождя, шелестом листвы.

«Футуристическая»

Монтируем голографические проекции и неоновые элементы в синих, фиолетовых, серебристых тонах. Добавляем металлизированные объекты, световые инсталляции, интерактивные экраны и проекторы. Оборудуем VR-площадку с играми и возможностью просмотра коротких фильмов с использованием очков виртуальной реальности. Привозим «Калейдоскоп» со светодиодным экраном и боковыми стенками в виде восьми зеркал. Гости фотографируются, становясь внутрь конструкции. На светодиодном экране транслируются футуристические видеоролики, поэтому за минуту получится сделать несколько снимков с совершенно разным, необычным фоном.

«Винтажная роскошь»

Декорируем антикварными предметами: черно-белыми фото в рамках на стенах, чемоданами, патефоном, радио. Размещаем винтажные вывески, шкатулки, кружевные скатерти, салфетки. Посуду для фуршета подбираем с позолотой или ручной росписью. Привозим патефон или приглашаем музыкантов, исполняющих ретро композиции, фотографа для постановочных снимков в манерных позах с элементами винтажных нарядов и аксессуарами.

«Великий Гэтсби»

Коллег встречает дама в наряде эпохи «золотого века». Она выбегает в фойе и начинает рассказывать свои впечатления от вечеринки, которую устроил Джей Гэтсби. К ней присоединяется джентльмен в полосатом пижонском костюме и шляпе-федоре. Он обыскивает каждого прибывшего и находит запрещенные предметы: флягу с алкоголем, пистолет, наручники, колоду карт. Сотрудники, прошедшие фейс-контроль, подходят к баннеру с фотографией роскошной лестницы, позируют, берут бокалы с шампанским у проходящих мимо официантов с подносами.

«Рококо»

Создаем оформление мероприятия в пастельных тонах: нежно-розовом, мятном, кремовом. Устанавливаем резные ширмы с позолотой, мягкие кресла с атласной обивкой, зеркала в массивных рамах. В центре – арка из цветов и струящихся тканей. Обслуживающий персонал одет в униформу с жабо и жилетами, чтобы с первых секунд участники праздника погрузились в эпоху галантного XVIII века. Основное украшение – леди Фуршет. Это девушка в пышном платье пастельных оттенков, украшенном кружевами и бантами, в белом высоком парике. На юбке-столешнице размещены макаруны, мини-пирожные и бокалы с шампанским. Девушка плавно перемещается между собравшимися, предлагая угощения и становясь частью декора – ожившей фарфоровой статуэткой в стиле рококо.

«Искусство»

Дизайнерская зона со стеной для граффити, где каждый желающий оставляет свой след. Расставляем мольберты с красками. Художник рисует быстрые шаржи. Организуем фотозону с арт-объектами: фигурами известных живописцев в натуральный рост, рамками для картин, палитрами. Заказываем баннер в художественном стиле – под масляную живопись или акварель. Для желающих проводим короткие мастер-классы по скетчингу (техника быстрого создания рисунков).

«Море»

Оформляем зону в сине-голубой гамме с белыми акцентами. Ставим плетеные корзины с ракушками, добавляем сети, якоря, штурвалы. Изготавливаем фотозону в виде носовой части корабля. План рассадки закрепляем на рыболовной сети крючками. Используем декор из канатов и пробковых поплавков. Такой дизайн подходит как для помещений, так и для выездных праздников у воды.

«Дольче вита»

Организуем кенди-бар с тематическими сладостями: капкейками, макарунами, печеньем с монограммами виновников торжества (юбиляра, новобрачных), конфетами в фирменных упаковках. Устанавливаем шоколадные фонтаны с фруктами на шпажках. Составляем композиции из сладостей и роз. Готовим индивидуальные сладкие сувениры: пряники или шоколадные фигурки с именами гостей.

«Восточный колорит»

Используем шелковые ткани для драпировки стен и потолка. Расставляем ароматические свечи и благовония. Дополняем фуршет восточными сладостями: пахлавой, шербетом, рахат-лукумом, финиками. Включаем соответствующую музыку. В уголке ставим восьмиугольный резной столик-подиум, на котором танцовщица исполняет танец живота. Оформляем зону для фото как уголок во дворце шейха: низкие столики, кальяны, парчовые накидки. Для зоны нетворкинга в восточном стиле расставляем низкие резные столики, вокруг которых на полу раскладываем мягкие парчовые подушки и пледы. В центре композиции располагаем кальяны и медные подносы с заварными чайниками. Дополняем пространство шелковыми драпировками, ароматическими свечами с ладаном и перфорированными светильниками для приглушенного освещения.

«Воздушное настроение»

Основа дизайна – оформление шарами. Встречаем участников гигантской инсталляцией из надувных прозрачных сфер диаметром от 50 сантиметров до 2 метров, внутри которых размещены светящиеся LED-фигуры или живые цветы. Шарики, наполненные гелием, парят под потолком, давая эффект невесомости. На ресепшен каждый гость получает свой фирменный шар с индивидуальным посланием или пожеланием. Аниматоры в костюмах со светодиодами фотографируются с желающими.

«Бурлеск»

Устанавливаем в фойе большой прозрачный бокал на подиуме с LED-подсветкой. Внутри танцует артистка в костюме со стразами. Она движется медленно и пластично под классический джаз и блюз, плавно меняет позу, посылает воздушные поцелуи прибывающим. Рядом оборудуем уголок для фотосессий с веерами из перьев, длинными перчатками и шляпками с вуалью. Бармен подает шампанское в стилизованных бокалах. Такой дизайн с первых минут создает атмосферу роскоши и гламура.

Примеры оформления welcome-зон из наших кейсов

В портфолио агентства есть множество готовых кейсов для велком-зон, где мы продумываем каждый элемент – от стиля до мелочей. Приводим несколько ярких примеров из накопленной практики, которые помогут новым клиентам источник вдохновения.

Новый год

Для новогоднего корпоратива включаем легкую фоновую музыку или приглашаем сольного музыканта. На выбор предлагаем несколько зимних фотозон:

• Чудо-шар. Привозим огромный прозрачный шар с новогодней елкой, искусственным снегом и неоновой подсветкой. Внутри помещается до пяти человек. Специальный насос постоянно нагнетает воздух.
• «Домашняя». Устанавливаем баннер с камином и окном в зимний лес и диван с подушками. Дополняем красочными гирляндами, рождественским венком.
• «Снежный лес». Используем задник с зимним пейзажем, дополненный искусственными елками с декором, сугробами, пнями, фигурой волка. Бюджетный вариант для корпоратива или детской елки.
• «Сказочный лес». Монтируем двустороннюю конструкцию с баннерами в сине-бирюзовых и бело-серебристых тонах. Украшаем ее снежными ветками, подсветкой и фигуркой волка.
• «Новогодний дождь». Изготавливаем фон из мерцающего дождика золотого или серебряного цвета с глянцевым покрытием. Дополняем фигурками животных – символами года и подарочными коробками.
• «Эколес». Арка из снежных веток, сугробы из синтепона и деревянные елки с украшениями в светлых тонах. При желании клиента подвешиваем с потолка плетеный венок с логотипом компании.

«Мулен Руж»

Звучит саундтрек из одноименного мюзикла. Коллег встречают мимы. Желающие подходят к шаржисту в образе уличного художника, который за 15 минут делает портрет на память. Рядом размещаем фотозону:

• «Весна в Париже». Основа – баннер с Эйфелевой башней. Для пола привозим «мраморное» покрытие. На первом плане – белый велосипед, клетка с цветами, фонтан из шаров. Реквизит: юбки из фатина и мини-шляпки.
• «Утро в Париже». Пресс-волл, изображающий фото парижской улочки с видом на Эйфелеву башню. Напольное покрытие – под брусчатку. Используем кованую мебель, фонарь, две напольные корзины с флористическими композициями, вазу с цветами. Дополнительно привозим шляпки и юбки из фатина двух расцветок.
• «Искрящийся Париж». Фон из розового дождика. Пол – под брусчатку или мрамор. Ставим уличный фонарь и макет Эйфелевой башни. Для фотосессии выдаем шляпки и боа.

«Церемония Грэмми»

Рядом с входной группой ставим ВИП-стойку регистрации, от которой до зала ведет красная ковровая дорожка. Каждый приглашенный выбирает бейдж с именем знаменитости, которую будет изображать в ходе вечеринки. На красной ковровой дорожке к гостям подходит «журналистка с канала MTV» с микрофоном. Она спешит узнать последние новости из жизни прибывающих знаменитостей и расспрашивает, за кого из номинантов они будут болеть в этот вечер. Фотографы в роли папарацци делают десятки снимков, выкрикивая: «Сюда посмотрите!», «Улыбка для обложки!»

Рок-вечеринка

Прибывающих встречают суровые рокеры-охранники и пропускают дальше только после шуточного фейс-контроля. Рядом с входной группой располагаем тематическую фотозону с костюмами и реквизитом. Размещаем столик мастера по аквагриму, который делает гостям аутентичный макияж и временные татуировки.

«Кто подставил кролика Роджера?!»

На входе встречают танцовщицы, мимы, аниматоры и ростовые куклы мультяшных персонажей Диснея: Микки-Маус, Багз Банни и прочие. Желающие фотографируются перед бренд-воллом с изображением Джессики и Роджера или просунув лица в тантамареску с героями мультфильма. В фойе выступает пианист, виолончелист или саксофонист. Устраиваем уголок с выездным казино – с профессиональными крупье, рулеткой, столами, покрытыми зеленым сукном.

Космическая вечеринка

Декорируем фойе в виде аэровокзала. Прибывающие подходят к регистрационной стойке космодрома. Их приветствуют межгалактические стюардессы. Включаем звуковое сопровождение в виде шума космолетов, звук оповещения о прибывающих рейсах. Между собравшимися прохаживаются люди-пружины, живые статуи. Здесь обилие узнаваемых персонажей – Лилу из «Пятого элемента», принцесса Леи, Корбен Даллас, Люк Скайуокер, Зоргаи, роботы Оптимус Прайм и Бамблби, магистр Йоды, Дарт Вейдер, жнец из «Дня независимости». Предоставляем костюм космонавта, в котором все захотят сфотографироваться на фоне пейзажа дальней планеты. В баре угощаем кислородными коктейлями, состоящими из миллионов пузырьков. По запросу привозим мобильный планетарий для расширения познаний о звездах, Солнечной системе, галактиках.

«Команданте» с 2014 года занимается организацией мероприятий под ключ. Для нас нет мелочей. Выполняя оформление входа на основную площадку, не допускаем типичных ошибок:

• не перегружаем пространство декором
• не забываем про навигацию и информационную стойку
• не экономим на живых артистах.

Наши специалисты всегда продумывают удобное расположение, разрабатывают сценарий встречи участников, декорируют уголок для фотографирования, не забывая о профессиональном свете и реквизите.

С нами у вас будет идеальное вступление для праздника, которое создаст оптимальное настроение и оставит яркие впечатления. Позвоните нам, чтобы обсудить, как оформить welcome-пространство для вашего торжества.