Проведение деловых семинаров и конференций
Бизнес-конференции позволяют обзавестись партнерскими связями, укрепить имидж компании, привлечь новых клиентов, вывести товар на рынок. Проводятся в офлайн, онлайн, гибридном формате. Они бывают узкой направленности – врачебные, школьные, строительные, для сотрудников конкретной фирмы. Часто тема конференции интересна людям разных профессий. На открытом ивенте присутствует любой желающий, включая аккредитованную прессу. Закрытые предназначены для узкого круга лиц, по итогам такого мероприятия иногда для общественности выпускается материал с краткими тезисами выступлений.
Одна из главных целей конференции – выработать совместное решение проблемы. Для этого необходима высокая концентрация. Поэтому при организации важно глубоко проработать наполнение программы и тайминг, чтобы люди активно вовлекались в процесс. Достигается это за счет смены форматов. Участники тяжело воспринимают информацию, если она подается монотонно на протяжении многих часов. Наше решение – разбавить выступление спикеров интерактивными элементами: демонстрация продукта, выставка достижений, презентация нового направления, мини-фильм, небольшой тематический мастер-класс, работа в группах, розыгрыш призов. Идеи воплощаются так, чтобы все форматы были гармоничны и результативны.
Очень важен комфорт гостей. Он складывается из нескольких параметров.
Помещение
Оно подбирается исходя из целей, масштаба мероприятия. Концертный зал, выставочный комплекс, спортивная арена, теплоход или поляна под открытым небом – выбор за заказчиком. Мы учитываем массу мелочей при организации конференции. Хватит ли всем мест, будет ли свободный проход к сцене, достаточно ли туалетов, чтобы не образовывались пробки? Увидят ли все присутствующие спикеров с разных точек зрительного зала? Где разместится пресса со своим оборудованием? А фотозона?
Оборудование
Когда площадка выбрана, происходит ее техническая подготовка и корпоративное оформление. Под руководством опытных техников размещаются проекторы, экраны, звуковая аппаратура, осветительное оборудование. Дизайнеры тематически оформляют помещение с помощью вывесок, баннеров, флагов.
Логистика
Отдельно прорабатывается логистика. События часто проходят в большом помещении с множеством тематических зон. Позаботимся о трансфере участников и их размещении. Продумаем их перемещение внутри здания. Для этого изготавливается в печатном варианте маршрутная карта с указанными локациями и тематическими интерактивами, а в самом помещении расставляются указатели, которые упрощают поиск нужного объекта.
Печатные материалы
Для участников разрабатывается полиграфическая продукция: программки, информация о выступающих, брендированные канцелярские принадлежности, сувениры. Часто обустраиваются специальные стойки для демонстрации товаров спонсоров. Мы сделаем так, чтобы внимание собравшихся было сосредоточено на главной теме, а не на сторонней продукции. Поэтому при общении со спонсорами этот момент также проговаривается.
Питание
Масштабное событие тяжело представить без фуршета, банкета или хотя бы кофе-брейка. Как правило, речь идет о кейтеринге. Шеф-повара разработают меню с учетом концепции, особенностей площадки. Возможно создать тематические блюда, например, если мероприятие посвящено здоровому образу жизни, то еда будет сделана из полезных продуктов. В классическом варианте из блюд присутствуют легкие закуски, бутерброды, канапе, тарталетки, пирожные. Напитки представлены чаем, кофе, водой, соками, вином, шампанским.
Онлайн
Если часть мероприятия предполагается в виде прямых эфиров, заранее проводится проверка работы техники, чатов, ссылок. Иногда к встрече удаленно подключаются эксперты из других стран. В таком случае обеспечивается наличие синхронного перевода.
Персонал
Важен и опытный персонал. На фуршет нанимается оптимальное количество официантов, чтобы это не стало большой статьей бюджета и при этом людей было достаточно для качественного обслуживания. Помощники на самом мероприятии четко понимают, что им делать. Одни встречают гостей, сверяют списки и провожают гостей к местам, другие помогают участникам ориентироваться между локациями. Безопасность обеспечивается за счет привлечения охранных агентств.
Модератор – один из главных людей на площадке. Ведущий знает и понимает тематику, тайминг конференции. Его задача – добиться достижения поставленных заказчиком целей путем фокусировки внимания участников на основной проблеме. Иногда партнеры, спикер или гости невольно уходят от темы вопроса во время деловой дискуссии, модератор возвращает их в правильное русло. После лекционной части наступает время вопросов, ведущий предоставляет слово, а помощник передает гостю микрофон. Модератор следит за настроением зала и понимает, когда стоит успокоить или оживить публику, например, интересным собственным вопросом. Если предполагается несколько локаций с разделением тематических потоков, на каждой из них находится свой модератор, который ответственен за конкретную область.
Синхронизирует их работу и деятельность всех остальных специалистов – куратор, часто это наш представитель или персональный менеджер от компании, который участвовал в разработке мероприятия, знает его потенциальные слабые места. Не будет ли душно, хватит ли кулеров? Люди будут сами снимать верхнюю одежду или следует пригласить гардеробщицу, не мешает ли естественный свет делать качественные снимки возле фотозоны? Эти и подобные моменты способны не только сбить программу, но и поставить проведение конференции под угрозу, поэтому все просчитывается заранее.
Развлечения
Отдельно прорабатывается развлекательная часть. Выступление знаменитых артистов, кавер-групп, комиков, пародистов, мимов, фокусников – главное, чтобы перформанс гармонично вписывался в формат и концепцию. Уместно будет смотреться музыкальный исполнитель – сольный виртуоз (саксофонист, аккордеонист, скрипачка) или полноценный духовой оркестр.
При необходимости возьмем на себя привлечение участников: реклама в интернете, соцсетях, СМИ, партнерство с блогерами, рассылка приглашений, подогревающих писем. В конце предоставим подробный отчет с фото и видео контентом, отзывами участников, оценкой докладов. Более того, клиент получит отчет о происходящем непосредственно с самого праздника. Мы соберем информацию в онлайн и передадим ее заказчику. Если необходимо подготовить пресс-релиз для СМИ, мы также это сделаем.
Стоимость организации бизнес-конференций под ключ
Организация конференций в Москве от агентства «Команданте» – прозрачная качественная работа. Ее результат – достижение всех поставленных целей. Цена услуги зависит от локации, количества гостей, логистики, потребности в полиграфической продукции, развлекательной части и дополнительных пожеланий клиента. Также предлагаем в продолжение деловой части заказать развлекательное корпоративное мероприятие. Тимбилдинг, квест, банкетная программа, интеллектуальные игры с вопросами про компанию и её продукцию. Антуражная игра «Хрустальная сова» – идеальный вариант.
