Почему важен тайм-менеджмент?
Люди, которые приходят вовремя на встречи, правильно рассчитывают время, не срывают сроки и успевают отдохнуть, всегда вызывают уважение. Они кажутся спокойными и мудрыми, на них хочется равняться. В то же время, часто встречаются работники, которые постоянно опаздывают и жалуются на непредвиденные проблемы, обвиняя всех, кроме себя.
Считается, что организованность и чувство времени – какой-то специальный дар. На самом деле это набор знаний и навыков, которые реально освоить. Управление временем помогает научиться определять приоритеты, планировать и оптимизировать временные ресурсы. Данные навыки развиваются на тренировке по тайм-менеджменту.
Что дает тренинг тайм-менеджмента?
Цель обучения – повышение личной эффективности в организации времени.
Задачи тренинга включают:
- изучение основных принципов управления временем
- диагностику психологических барьеров, мешающих оптимизации времени
- знакомство с инструментами управления временем: хронометраж, приоритезация и многозадачность
- развитие навыков планирования
- обучение способам оптимизации временного ресурса
- освоение принципов эффективного делегирования.
Тренинг построен на принципе «от простого к сложному»: сначала участники преодолевают технические, а затем – психологические барьеры.
Обучение состоит из двух блоков. В первом сотрудники знакомятся с основами управления временем и его инструментами. Они диагностируют факторы, мешающие эффективному использованию ресурса, осознают важность его правильного восприятия. Второй этап посвящен пониманию психологических барьеров, анализу ошибок, выявлению проблемных зон, освоению приоритезации, многозадачности и делегирования.
В обучении тайм-менеджменту применяются различные методы, включая:
- анализ ситуаций
- психологические тренировки
- визуализацию
- коллективное обсуждение
- практические задания
- творческий подход к решению проблем
- использование психодиагностических техник.
Как проходит тренинг тайм-менеджмента?
Приведем в пример некоторые упражнения, используемые в обучении тайм-менеджменту.
Упражнение «Когда часы произнесут слова»
Каждому участнику предлагается потратить пять минут на подготовку и прочитать монолог о себе с точки зрения часов (можно выбрать наручные, настенные или будильник – на усмотрение сотрудника). Сотрудник рассказывает о себе от лица собственных часов, отвечая на такие вопросы:
- Мои навыки в планировании
- Сколько я размышляю о времени?
- Моё восприятие и отношение к нему
- Список дел, которые я успеваю выполнить за день
- Моя привязанность к часам – чем она вызвана?
- Мои размышления о будущем
- Степень удовлетворения прожитыми годами
- Как я распределяю часы между работой и отдыхом?
- На кого, на что я готов их потратить?
- Быстрота или медлительность, характерная для меня.
Упражнение «Белка, покоряющая колесо»
Тренер приглашает волонтёра и узнаёт о наличии множества повторяющихся дел в его жизни, которые бывают скучными, но при этом – обязательными для выполнения. Ведущий фиксирует эти дела на отдельных листках бумаги. Затем располагает карточки по углам учебного помещения надписями вверх.
Все присутствующие встают и «проживают жизнь» волонтёра, перемещаясь к соответствующим карточкам с делами по мере их называния. Участники должны двигаться с максимальной скоростью, постепенно ускоряя темп. Затем коллеги садятся, а карточки убираются. Процедура повторяется с другим желающим.
В конце проводится дискуссия о возможности почувствовать себя «в теле другого человека», о пережитых эмоциях и методах избегания ощущения «белки, вертящейся в колесе» в своей жизни.
Концепция Парето. Правило 80:20
В ходе тренинга инструктор помогает участникам оценить распределение времени с точки зрения полезности. Коллегам предстоит разбить свои временные траты на три группы: «продуктивное время», «техническое время» и «траты времени».
Затем тренер проводит анализ распределения часов с точки зрения целевой ориентации. Участники делят свое время на три категории: «потраченное только на себя», «на близких» и «на большую жизнь» (действия, способствующие благу других людей и общества в целом).
Следующим шагом станет проверка соответствия текущей ситуации стратегическим целям. Для эффективного использования времени важно иметь четкие цели и задачи, учитывать профессиональные амбиции, личные стремления и карьерные ожидания.
Чтобы достигнуть поставленных на предыдущем этапе целей, коллегам необходимо освоить планирование своей повседневной активности. Сначала нужно сформировать список дел и распределить задачи по важности (А, В, С). Затем работники определяют, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи и выделяют время на непредвиденные обстоятельства.
Работа распределяется в соответствии с пиками продуктивности. В конце дня подходит проверка – какие задачи выполнены, а какие остались не сделанными. На следующий день составляется план на основе текущих результатов.
Упражнение «Мой временной капитал»
Ведущий спрашивает у участников, сколько времени у них есть и предлагает оценить свой временной капитал, используя следующий алгоритм:
- Возраст сотрудника
- Средняя продолжительность жизни
- Временной капитал в годах
- Временные запасы в днях
- Необходимое количество часов сна в сутки
- Активный период
- Временной капитал работника в целом.
Организатор записывает ответы участников на доске и берет средние значения. Затем в кругу обсуждаются полученные результаты.
Упражнение «Поглощатели времени»
Ведущий предлагает участникам задуматься и записать все виды занятий, которые можно назвать «поглощателями» времени. Затем сотрудники подсчитывают, сколько времени они забирают в течение недели, кто и что их отвлекает и мешает закончить начатое за один раз. После составления списка основных «поглощателей» времени, коллеги размышляют о способах их устранения.
Чтобы выполнить это задание, тренер помогает определить факторы, приводящие к потере времени, и предоставляет список наиболее распространенных причин. Участники отмечают в перечне пункты, имеющие отношение к их личной ситуации. К примеру, работник сталкивается со следующими проблемами:
- не различает важные и малозначимые задачи
- не планирует день заранее
- имеет проблемы с организацией
- не всегда понимает, что нужно сделать
- отвлекается на разговоры
- не может сказать «нет»
- страдает от недисциплинированности
- не завершает начатое
- медленно включается в начале каждого дела
- тратит много времени на мелочи и рутину
- не приступает к важным задачам
- не осознает свой индивидуальный ритм физической и умственной активности
- легко отвлекается, например, на шум.
Ведущий завершает упражнение, сообщая, что не стоит беспокоиться о большом количестве указанных слабых сторон. Вместо этого, сотрудникам рекомендуется выбрать три самых серьезных и сконцентрироваться на их устранении.
Упражнение «Мои цели в жизни»
Модератор говорит о том, что ясность мышления является ключом к успешности и подчеркивает важность сосредоточенности на нужной задаче. Он предлагает коллегам определить жизненные цели и приоритеты, выбрав три ключевые сферы жизни и записав их на разных листах бумаги.
Разложив перед собой все списки с тремя основными целями, сотрудники получают более ясное представление о желаемом. При перечитывании записей предлагается обдумать важность этих целей, желание их достичь, реалистичность осуществления, а также проверить, не противоречат ли они друг другу.
Часто люди ставят себе больше задач, чем могут выполнить, так как не всегда хватает сил, времени и возможностей для осуществления всех желаний. Важно определить приоритеты и решить, какие цели более важны, какие могут подождать, на выполнение каких задач следует направить ресурсы, такие как время, навыки и способности.
Упражнение «Пальцы ладони» (основано на методике Л. Зайверта)
Данную тренировку проводим в конце занятия для подведения итогов и получения обратной связи.
Ведущий подчеркивает важность постоянного контроля над своим путем для достижения цели, особенно в области тайм-менеджмента. Затем он рассказывает про метод «пяти пальцев», предложенный Лотаром Зайвертом, который является простой мнемотехникой. Каждый палец руки символизирует один из параметров качества, связанных с достижением цели.
Коллегам предлагается взглянуть на ладонь своей правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, с которыми проводится контроль:
- М (маленький) – мышление, знания, сведения
- Б (безымянный) – близость к цели
- С (средний) – состояние
- У (указательный) – услуги, помощь, кооперация
- Б (большой) – бодрость.
В конце тренинга тайм-менеджмента коллеги проанализируют полученные знания, учитывая:
- ключевые идеи и возникшие мысли (мизинец)
- влияние на жизненные цели (безымянный)
- воздействие упражнений на настроение (средний)
- осознание себя после тренинга тайм-менеджмента (указательный)
- сложность и осмысление материала (большой).
Стоимость обучения тайм-менеджменту и дополнительные услуги
Стоимость организации одного бизнес-тренинга начинается от 60 000 рублей за мероприятие и от 2 500 рублей за участника.
Цена складывается из факторов: квалификация тренера, удаленность площадки от Москвы, продолжительность обучения, наличие необходимого оборудования в зале. За полный день тренинга она составляет 80 000 – 200 000 рублей, а за половину дня: 60 000 – 120 000.
Компания «Команданте» предлагает следующие дополнительные услуги при организации выездного бизнес-тренинга:
- аренда помещения
- кейтеринг с обслуживанием на месте
- трансфер для коллег
- тимбилдинг
- деловые игры.
Если обучение проводится совместно с конференцией или корпоративным мероприятием, «Comandante event» предоставляет ведущего, диджея, подбирает развлекательную шоу-программу с выступлениями артистов.
Для получения более подробной информации о деталях и стоимости тренинга тайм-менеджмента, свяжитесь с представителями нашего агентства.
