Как сократить расходы на корпоратив?

Из чего складывается бюджет корпоратива?

Смета на любое мероприятие состоит из конкретных статей. Каждая из них просчитывается и зависит от формата, количества гостей, даты.

Основные статьи расходов на корпоратив:

• Аренда площадки – ресторан, лофт, банкетный зал, загородный коттедж, отель, яхт-клуб, пансионат или другое ивент-пространство на природе.
• Кейтеринг – основные блюда, закуски, напитки, обеспечение столовым текстилем, посудой, приборами, мебелью, обслуживание официантами.
• Услуги ведущего, диджея, аниматоров – сценарий мероприятия, испытания, конкурсы, музыкальная подборка, костюмы, реквизит.
• Техническое оснащение зала – звук (микрофоны, колонки, сабвуферы, контроллер, пульт), видеоаппаратура (проектор и экран или ТВ), световое оборудование (тотемы и головы).
• Работа координаторов мероприятия, юристов, бухгалтеров, закупщиков, кадровиков – составление тайминга, найм проектного персонала, контроль подрядчиков, проработка логистики, подготовка документации, проведение платежей.
• Фотограф и видеограф – съемка (в том числе с квадрокоптера при желании), обработка снимков, монтаж ролика с наложением титров и музыкальных подложек.
• Трансфер (автобус, микроавтобус, лимузин или теплоход – до локации и обратно).
• Призы и подарки для победителей конкурсов, сувенирная продукция с лого заказчика.
• Оформление площадки, декорирование, изготовление и монтаж фотозоны.
• Шоу-программа – яркие представления (крио, тесла, химическое шоу), приглашение артистов: музыкантов, танцоров, иллюзиониста, кавер-группы.

Как сэкономить на корпоративе?

Многие обыватели убеждены, что главный способ сократить бюджет корпоратива – взять его организацию и проведение в свои руки и обойтись без услуг профессионального агентства. На практике такой подход редко дает полноценный эффект, поскольку экономия на гонораре организаторов компенсируется огромными потерями времени на мониторинг рынка и вникание в детали. В итоге велика вероятность появления дополнительных приключений и неожиданных ситуаций:

• Время и силы сотрудников уходят на перебор однотипных подрядчиков, выезды для подбора лофта, ресторана или кафе на конкретную дату, постоянный личный контроль всех этапов подготовки.
• Некачественный реквизит с маркетплейсов не подходит для проведения запланированных активностей ввиду своего качества, размера, функциональности.
• Сбои в тайминге мероприятия из-за затянувшейся программы или задержек в логистике.
• Траты на срочный ремонт или замену оборудования, которое вышло из строя в процессе мероприятия.
• Оплата сверхурочных часов у работников, которые вместо полноценного участия в празднике решают технические и организационные вопросы.
• Снижение производительности персонала в дни подготовки – отвлечение от основных обязанностей приводит к отложенным задачам, упущенным возможностям.
• Неучтенные ввиду неопытности форс-мажоры: от решения проблемы нехватки транспорта для гостей до экстренного поиска замены ведущего или автобуса.

Часть команды вместо полноценного отдыха вынуждена решать возникающие проблемы прямо на мероприятии. В итоге общая сумма затрат часто превышает первоначальные ожидания, а позитивный эффект для части коллектива снижается.

Предлагаем конкретные подходы для сокращения бюджета мероприятия, которые клиенты «Команданте» реализуют с нашей помощью без лишней головной боли.

Как сэкономить на площадке и трансфере?

Аренда локации – одна из первостепенных статей расходов. Многие клиенты пытаются сэкономить двумя основными способами.

Первый – поиск максимально дешевого варианта. В таком случае вечеринка часто страдает из-за несоответствия реальных условий на локации первоначальной задумке мероприятия:

• недостаточная вместимость зала (приводит к тесноте и дискомфорту собравшихся)
• отсутствие необходимого технического оборудования или его низкое качество
• неудобная планировка помещения (колонны, узкие проходы, плохая акустика)
• ограничения по срокам аренды, в которые не укладываются и праздник, и подготовка к нему
• отсутствие отдельного пространства для фуршета, фотозоны или проведения масштабных конкурсов
• местонахождение в промзонах или труднодоступных территориях на окраине (без собственной парковки, без хорошего освещения внутреннего двора, с давно не видевшими ремонта фасадами).

Второй – аренда локации за городом, подальше от МКАДа. Здесь видимая экономия быстро сходит на нет из-за трат на трансфер участников, доставку реквизита, оборудования, техники, проезд организаторов и артистов.

Мы не рекомендуем слишком увлекаться данными способами сокращения бюджета. Следует подходить вдумчиво, оценивая все факторы, в том числе наличие на площадке необходимого технического оборудования (его аренда, доставка и монтаж при отсутствии стационарной аппаратуры обойдутся в разы дороже).

Если есть возможность – организуйте проведение мероприятия прямо в офисе компании. В этом случае расходы на организацию сводятся к необходимому минимуму. Среди преимуществ этого варианта:

• не надо арендовать помещение
• отсутствие трат на трансфер и парковку
• знакомая обстановка, которая помогает гостям быстро расслабиться и чувствовать себя комфортно
• возможность гибко использовать существующие пространства для разных зон мероприятия
• сокращение времени на подготовку и координацию
• не придется брать на прокат телевизор или проектор.

Дополнительно откажитесь от дорогого декора и фотозон в пользу минималистичного оформления. Рассмотрите оформление воздушными шарами, которое легко выполнить самостоятельно, купив в «Ашане» балоны с гелием и сами шарики.

Экономия на программе мероприятия

Это одна из самых гибких финансовых статей для экономии на корпоративе. Здесь получится существенно сократить затраты без потери вовлеченности и командного эффекта. Но многие пытаются экономить, полностью отказываясь от помощи профессионалов, включая услуги ведущего. В итоге приходится покупать инвентарь, тратить время персонала компании на подготовку, оплачивать сверхурочные и исправлять недочеты. Мероприятие превращается в набор разрозненных конкурсов, быстро теряет динамику. Гости устают, интерес падает, а сплочение так и не происходит.

Некоторые функции действительно получится безболезненно переложить на коллег:

• Попросите сотрудника с качественной фотокамерой, любящего фотографировать, выступить в роли фотографа на мероприятии и снимать интересные моменты, чтобы у вас остались снимки для корпоративной страницы в соцсетях.
• Назначьте одного из работников рилсмейкером, если среди членов персонала есть люди, успешно снимающие рилсы для своих социальных сетей.
• Используйте сотрудников вместо ассистентов для ведущего, если ему потребуется помощь в ходе конкурсов. Они быстро разберутся в правилах, помогут раздать реквизит, проконтролируют тайминг и поддержат динамику. Такой подход снижает затраты на дополнительный персонал, сохраняя естественную атмосферу.
• Устройте танцевальный блок силами коллектива. Заранее составьте плейлист из ретро хитов, новейших танцевальных треков или тематических подборок. Подключите колонки и ноутбук своего офиса. Узнайте, кто из коллег, разбирающихся в музыке, возьмет на себя роль модератора – включит треки, объявит паузы. Такой формат исключает оплату работы профессионального диджея, сохраняет живую атмосферу и позволяет гостям самостоятельно управлять настроением вечера.

Эффективный подход – обратиться в надежное ивент-агентство. У «Команданте» имеются готовые антикризисные и бюджетные программы, которые сочетают актуальный тренд и деловой формат. У каждой из них отлаженный сценарий, профессиональное оборудование и необходимый инвентарь. Агентство использует собственные разработки и надежных подрядчиков, что исключает лишние траты на поиск, закупки и доработки. В результате вечеринка получается насыщенной, динамичной и сплоченной, а общие затраты ненамного выше, чем при самостоятельной организации.

Еще один рабочий вариант – запланировать ивент в будний день и не в пиковые даты. В выходные и праздничные периоды (Новый год, 23 февраля, 8 марта) спрос на ведущих, технику и ивент-пространства максимальный, поэтому цены заметно вырастают. Проведение мероприятия в невостребованные будни сокращает стоимость вечеринки.

Бюджетные форматы корпоративов от «Команданте»

Мы знаем, как построить программу на простых, но хорошо продуманных активностях с минимальным реквизитом и максимальным вовлечением аудитории. Основные принципы такой экономии:

• отказ от дорогих выездных аттракционов и шоу в пользу базовых командных заданий
• использование собственного инвентаря или недорогих подручных материалов
• выбор проверенных испытаний, которые легко адаптировать под задачи заказчика
• фокус на синхронности, коммуникации и чувстве «один в поле не воин» вместо сложных тематических постановок.

Такая программа обеспечивает высокий уровень энергии, достигает главных целей. Она укрепляет командный дух, развивает взаимодействие, оставляет яркие положительные эмоции. Развлекательная часть обходится в разы дешевле по сравнению с классическими вечеринками с артистами, кавер-группой, дорогим профессиональным оборудованием.

У нас есть в ассортименте и для бюджетного корпоратива идеи, которые легко реализовать при небольших затратах.

Предлагаем несколько форматов: от тимбилдинга на природе до онлайн-квиза.

«Антикризисный»

Наша авторская разработка – антикризисный тимбилдинг для сотрудников, создан специально для компаний с существенно ограниченными финансовыми возможностями. В период экономических трудностей мы разработали сценарий для проведения недорогих выездных мероприятий. Он включает набор простых дисциплин, которые легко адаптировать под размер коллектива и специфику фирмы. Основной акцент делается на командных взаимодействиях, юморе, позитивных эмоциях. Игроки решают логические задачи, соревнуются в быстроте реакции и проявляют креативность. Квест подходит для групп от 30 до 300 человек, длится около трех часов. Подготовка занимает минимум времени, используется простой инвентарь. Такой подход сохраняет праздничную атмосферу, сплачивает персонал при скромных финансовых возможностях.

Бюджетный тимбилдинг проводит ведущий в образе Че Гевары. Мероприятие начинается с деления сотрудников на команды. Делаем это тремя способами: по готовым спискам, методом слепой жеребьевки или по пожеланиям участников. Чаще всего клиенты выбирают жеребьевку. Каждый вытаскивает из мешка ленточку определенного цвета, объединяется с коллегами. За командами закрепляем сопровождающего тренера в красной футболке с портретом Че. Он объясняет правила, следит за временем и оценивает результат. Каждая команда придумывает название, рисует флаг, презентует себя соперникам. Эти творческие задания создают непринужденную атмосферу, стирают формальные границы.

В ходе короткой подвижной и интеллектуальной разминки команды получают бонусные баллы. После чего они отправляются выполнять задания на отдельных локациях, перемещаясь по строгому маршруту, чтобы не пересекаться. Из двух десятков типовых конкурсов клиент отбирает наиболее подходящие, формирует индивидуальный набор. В финале все участники собираются вместе. Если предусмотрено награждение, проводим церемонию с участием руководства фирмы-заказчика.

Антикризисный тимбилдинг «Команданте» – надежное и недорогое решение.

Командные викторины

Отличный выбор для проведения мероприятия в помещении – викторины, которые проходят за банкетными столами и требуют лишь наличия экрана или проектора. Всего Вадимом Ерохиным и его соавторами разработано свыше 30 концепций, вот некоторые из них:

• «Где логика?». Восемь раундов с визуальными заданиями на логику, эрудицию, мозговой штурм. Продолжительность 2 часа.
• «Квиз». Мультиформат с турами на общие знания, видео, музыку и фото.

• «Угадай мелодию». Называем песни или фразы из них, прослушав короткие аудиофрагменты. Игра проходит с профессиональной брейн-системой и доступна в двух форматах: стандартная и премиальная.

• «Брейн-ринг». Несложные вопросы не дублируем слайдами, поэтому проектор не нужен. Достаточно одной кнопочно-ламповой брейн-системы. Участвует до 10 команд одновременно.

• «Сто к одному». Угадываем самые популярные ответы случайных респондентов на неожиданные вопросы.

• «Хрустальная сова». Игра в стиле «Что? Где? Когда?» с красивым тематическим антуражем: гонг, скатерти, волчки, черный ящик, костюмы, мелодии, живой филин, статуэтки сов.

• «Слабое звено». 8-10 участников поочередно отвечают на вопросы, накапливая игровые баллы в общем призовом фонде. После каждого тура коллеги голосуют и исключают самого неэффективного игрока.
• «Музыка нас связала». Музыкальные загадки и раунды на знание популярных треков. Песни загаданы разными способами: обратной перемоткой, при помощи эмодзи, фильмами без звука, каверами и перепевками.

Все эти викторины – идеальный выбор для офисов. Отличаются простотой организации и минимальными требованиями к технике.

Онлайн-тимбилдинги

Такие недорогие активности – отличное решение для компаний, имеющих офисы в разных городах, и организаций со значительной частью коллектива, работающей на удаленке. Преимущественно используем платформу Zoom, но это обсуждаемо. Ведущий ведет прямую трансляцию, показывает слайды с вшитым текстом, видео и аудио. Участники делятся на группы по четыре человека, обсуждают задания в отдельных комнатах, а капитаны отправляют ответы через гугл-формы. Ассистенты считают баллы и ведут общую таблицу.

Формат полностью дистанционный, поэтому коллеги подключаются из любого места, где есть стабильный высокоскоростной интернет. Стандартная продолжительность – два часа с перерывами. Нет необходимости тратиться на аренду зала, транспорт и кейтеринг.

В ассортименте более двадцати вариантов. Многие являются онлайн-версией наших офлайн-квизов. Приведем несколько примеров:

• «Вопросы на засыпку». Интеллектуальная игра с авторскими заданиями: дешифровкой имен ученых, кадрами из фильмов в стиле художников, триадами из фразеологизмов.
• «Взрыв мозга». Четыре сложных раунда для опытных игроков, включая кроссворд «Бегущая строка» с переходящими друг в друга словами.
• «Сила мысли». Квиз состоит из пяти блоков: выдуманные эсэмэски, пересказы сюжетов, размытые картины, поэзия в картинках, косплеи.
• «Умный и еще умнее». Подготовлены блоки с фотопазлами, шифрограммами, омонимами и загадками о литературных персонажах.
• «Семь пядей». Авторские туры с зашифрованными фильмами, писателями, транспортными средствами, конкурсом по дешифровке.
• «Подмосковные вечера». Один из главных хитов агентства. Шесть конкурсов с веселыми турами, включая видеораунды «Устами младенца» и «Видеоплагиат».

Все игры легко адаптируются под размер коллектива. Это идеальный выбор для географически разбросанных коллективов, он помогает поддерживать командный дух без выделения дополнительных финансов.

Как сократить расходы на кейтеринг?

Кейтеринг часто съедает заметную часть средств, выделенных на корпоративное мероприятие. Как снизить расходы без ущерба для качества? Достаточно совершить два простых действия:

• Заказать еду через сервисы доставки, а не в кафе или ресторане. У сервисов доставки имеются готовые наборы блюд для групп: салаты, горячее, закуски и десерты в удобной упаковке. Это исключает оплату работы официантов, прокат многоразовой посуды, выездного обслуживания. Достаточно выбрать проверенные платформы, согласовать время подачи и обеспечить простую сервировку на месте.
• Предложить работникам принести алкоголь с собой. Каждый берет тот напиток, который предпочитает: вино, крепкий алкоголь, пиво или безалкогольные варианты. В результате заказчики не тратят служебные деньги на закупку, обслуживание бара. Гости получают именно то, что им нравится, а организаторы избавляются от необходимости рассчитывать нормы потребления, оплачивать наценку кейтеринговой фирмы.

Эти шаги позволяют заметно снизить итоговую сумму, сохранив атмосферу праздника. Не забудьте предупредить приглашенных о напитках и четко распределить ответственность за заказ еды через сервисы доставки.

20 способов оптимизации бюджета мероприятия

Чтобы устроить недорогой корпоратив:

1. Проводите мероприятие в будний день и избегайте последних рабочих дней перед 8 марта, 23 февраля и особенно в преддверии новогодних каникул, чтобы не переплачивать за услуги ивент-сферы.
2. Устройте корпоратив в офисе компании, исключив из сметы стоимость аренды помещения.
3. Используйте собственное оборудование для демонстрации слайдов и видео.
4. Корпоратив на природе проведите в черте города (в идеале – внутренняя територия компании), это избавит от затрат на транспорт.
5. Выбирайте бюджетные сценарии и викторины от «Команданте».
6. Закажите онлайн-викторину, если часть персонала работает удаленно или есть офисы в разных городах.
7. Закажите еду через сервисы доставки вместо кафе или ресторана.
8. Предложите гостям принести алкоголь самостоятельно – каждый выберет то, что предпочитает.
9. Закупите безалкогольные напитки оптом.
10. Попросите коллег ассистировать ведущему, чтобы избежать приглашения аниматоров.
11. Устройте дискотеку без диджея. Составьте плейлист из хитов, поручите одному из сотрудников включать треки, объявлять танцевальные паузы.
12. Попросите коллегу с хорошей камерой выступить в роли фотографа.
13. Назначьте человека, увлеченного съемками, рилсмейкером для социальных сетей.
14. Откажитесь от услуг дизайнеров для оформления площадки или фотозоны. При желании самостоятельно декорируйте конференц-зал обычными или фольгированными шарами.
15. Выбирайте фуршет вместо банкета.
16. Используйте внутренние ресурсы фирмы вместо покупки дополнительного реквизита для мероприятия.
17. Откажитесь от выступлений артистов в пользу интерактивных игр, квизов за столами.
18. Объедините несколько поводов в одно мероприятие (отлично работает для гендерных праздников).
19. Заранее согласуйте дату с агентством, чтобы вам подобрали оптимальный экономный вариант без потери качества.
20. Воспользуйтесь услугами профессионального ивент-агентства, имеющего множество вариантов и подрядчиков.

Эти рекомендации позволяют провести яркий и веселый бюджетный праздник, сохранив высокий уровень вовлеченности, положительные эмоции коллектива.

Планируете устроить корпоратив с малым бюджетом? Тогда вы по адресу. Мы предлагаем проверенные решения. Тимбилдинг «Антикризис», недорогие викторины за столами и онлайн-квизы позволяют провести красочное мероприятие недорого. Подбираем сценарий под размер коллектива, его предпочтения, выделенные средства. Каждый вариант сохраняет высокий уровень вовлеченности, командный дух и положительные эмоции.